L'efficacité peut s'apprendre

Tout leader est tenu d'effectuer correctement les tâches - l'efficacité. Les personnes aux capacités mentales brillantes peuvent être des travailleurs inefficaces. L'esprit, l'imagination et la connaissance seulement en combinaison avec l'efficacité sont incarnés dans les résultats.

Jusqu'à récemment, le principal problème de l'organisation était la productivité des travailleurs manuels. Au cours des cent dernières années, nous avons appris à le mesurer et avons augmenté à plusieurs reprises la productivité d'un travailleur individuel. Le travail des organisations modernes est basé sur le travail intellectuel.

1. Elle ne peut pas être mesurée à l'aide de critères dérivés du travail physique;
2. Non quantifiable;
3. Non mesuré par les coûts engagés;
4. La contribution des managers ne dépend pas du nombre de subordonnés;
5. L'efficacité est le résultat, pas la quantité de travail de gestion.

Dans les livres sur le développement du personnel d'encadrement, ils présentent un portrait du «leader de demain» comme «une personne pour toujours», chez de telles personnes, le monde a toujours connu un grand manque. Génie générique requis:

1. Capable de mener une analyse;
2. Prendre des décisions;
3. Travailler avec les gens;
4. Pensez de manière créative;
5. Bonne connaissance des mathématiques;
6. Comprenez les caractéristiques de votre entreprise et de votre structure de gestion.

Les entreprises recrutent des personnes qui, au mieux, possèdent l'une des qualités souhaitées. Former une organisation afin que toute personne forte dans un domaine particulier puisse utiliser ses compétences et ses capacités dans son travail. Misez sur l'élargissement de l'horizon des activités des gens avec les outils à leur disposition. Ne comptez pas sur un bond en avant dans le développement des capacités personnelles.

Une caractéristique distinctive des leaders efficaces est la capacité d'obtenir un résultat positif dans tout. Cinq habitudes qu'un leader doit développer pour travailler efficacement:

1. Sachez à quoi vous consacrez votre temps. Travailler sur la gestion du temps, augmenter son efficacité.
2. Concentrez-vous sur les réalisations qui vont au-delà de l'organisation. Ne visez pas le travail, mais le résultat final.
3. Développez vos forces - les vôtres, vos supérieurs, vos collègues, vos subordonnés. Ne vous concentrez pas sur les faiblesses, ne commencez pas avec des tâches que vous ne pouvez pas résoudre.
4. Concentrez-vous sur les domaines où un travail de haute qualité produira des résultats exceptionnels. Priorisez-les et restez au-dessus d'eux.
5. Prenez des décisions efficaces. Les bonnes décisions sont un système, une série de bonnes étapes dans la bonne séquence. Une solution efficace repose sur une divergence d'opinions et non sur un consensus. Les solutions rapides sont des décisions erronées. Il devrait y avoir peu de solutions, mais elles devraient être fondamentales. La bonne stratégie est nécessaire, pas des astuces inventives.

Passer votre temps

La ressource de temps est irremplaçable! Apprenez à gérer votre temps - tout d'abord, aussi précisément que possible, déterminez à quoi il est réellement consacré et minimisez son utilisation improductive. Consolidez le temps que vous pouvez contrôler en blocs agrandis, ne faites pas 20 blocs, faites 5.

Le processus de gestion du temps comprend trois étapes.

Enregistrement du temps

Tenez compte du temps consacré au travail, analysez votre efficacité.

La première étape pour améliorer les performances du manager consiste à enregistrer avec précision le temps réel passé. Enregistrez régulièrement votre temps passé.Identifiez les activités les moins productives et éliminez-les. Après chaque vérification, créez un nouvel horaire de travail. Posez-vous des questions de diagnostic:

1. Que se passera-t-il si cela n'est pas fait du tout? Si la réponse est «rien», jetez ce cas.
2. Quels types d'activités dont je suis responsable une autre personne peut-elle entreprendre et faire le travail pas pire, voire mieux, que moi?
3. Quelles sont mes activités qui perdent du temps sans apporter d'avantages à mon travail?

Gestion du temps

Faites un plan pour les choses utiles et nécessaires. Une mauvaise gestion passe la plupart de votre temps.

1. Identifier les pertes de temps improductives dues au manque de système ou à la myopie. Les crises de travail récurrentes année après année sont un bon signal d'action. La crise qui s'est produite une deuxième fois ne devrait plus se produire.
2. Assurez-vous qu'il n'y a pas trop de travail - cela réduit l'efficacité. Dans de tels cas, les travailleurs consacrent plus de temps à l '«interaction» qu'au travail. Si les dirigeants passent plus d'un dixième de leur temps à résoudre des «problèmes de relations humaines», le collectif est trop grand.
3. Trop de réunions indiquent une mauvaise organisation. La tâche doit être holistique, ne pas la diviser en plusieurs sous-tâches, lorsque la responsabilité est partagée entre de nombreuses personnes et que l'information n'atteint pas ceux qui en ont vraiment besoin. Les réunions ne devraient pas être la règle, mais une exception à la règle.

Consolidation du temps

Regroupez les cas en grands blocs de temps. Le temps de travail sera dépensé en vain s'il est fragmenté en blocs de 15 à 30 minutes. Il existe de nombreuses façons de consolider des blocs de temps. Vous pouvez travailler à la maison un jour par semaine; planifier des réunions, des contrôles, des discussions sur divers problèmes pendant deux jours de la semaine; Prévoyez une charge de travail quotidienne tous les matins avant d'aller au travail.

On consacre du temps discrétionnaire à faire des choses qui rapportent le plus. Estimez combien est à votre disposition. Allouez des blocs de temps solides pour des événements spécifiques. Révisez constamment votre emploi du temps et éliminez les activités les moins productives.

Ne laissez pas le plan sur papier - travaillez-le constamment.

Les gestionnaires doivent souvent faire face à des tâches inefficaces mais nécessaires: parler avec les meilleurs clients, participer à des réunions subordonnées, fournir des informations ... Essayez d'attribuer ces questions à des subordonnés responsables. Pour obtenir de vrais résultats, un travailleur mental doit se concentrer sur les réalisations et les objectifs du travail de toute l'organisation.

Comment puis-je contribuer au succès de mon organisation?

N'oubliez pas votre responsabilité envers l'entreprise. Une personne qui concentre toute son attention sur les efforts en cours et met constamment l'accent sur son autorité et son pouvoir n'est qu'un subordonné, quel que soit son statut dans l'organisation.

Responsabilités personnelles du chef

Chaque organisation doit réussir dans trois domaines principaux:

1. Résultats immédiats;
2. Développement des valeurs et leur confirmation;
3. Préparer les employés au travail à l'avenir. Si l'organisation échoue dans l'un de ces domaines, elle sera d'abord dans un état de stagnation, puis cessera d'exister. C'est dans ces domaines que le leader doit contribuer.

L'incapacité ou la réticence à changer conformément aux exigences d'un nouveau poste est une cause courante d'échec du gestionnaire. Ce n’est pas seulement les résultats que ses activités visent à changer, l’importance générale des trois principaux paramètres d’un travail réussi est en train de changer.

Comment augmenter l'efficacité d'un spécialiste

Il faut donner au spécialiste l'opportunité de travailler efficacement dans sa niche.Il doit clairement comprendre qui utilisera les résultats de son travail et ce que l'utilisateur doit savoir et comprendre pour faire son travail de manière productive. Il est nécessaire de veiller à l'applicabilité pratique de votre produit. L'essentiel n'est pas de produire des universaux, "valets de tous les métiers".

Corriger les relations interpersonnelles

Des relations interpersonnelles correctes apparaissent lorsque, dans le travail et les relations avec les autres, le leader se concentre sur sa contribution à la cause commune. Exigences pour des relations interpersonnelles efficaces:

1. La communication;
2. Travail en équipe;
3. Développement personnel;
4. Le développement des autres.

Réunion efficace

La règle principale est d'orienter initialement la réunion vers un résultat précis.

Un leader efficace doit clairement savoir ce qu'il veut réaliser à travers une réunion, un rapport ou une présentation. Le contenu de ces événements doit être soigneusement pensé et communiqué à l'avance aux participants.

Comment renforcer les forces

Pour obtenir des résultats, utilisez toutes les forces possibles de vos subordonnés, partenaires, supérieurs et les vôtres. Rendez vos forces aussi productives que possible.

Sélection des employés en fonction de leurs points forts

Règles de recrutement du personnel:

1. Un poste dans lequel deux ou trois personnes ont déjà changé, ayant bien fait leur travail à leur poste précédent, doit être considéré comme impossible. Changes le.

2. Rendez chaque message à grande échelle et significatif. La tâche doit être si vaste que toutes les qualités fortes de l’employé se manifestent pleinement - cela révélera les forces du candidat.

3. Commencez à travailler avec les gens, à révéler et à utiliser correctement leur potentiel, plutôt que de leur confier des responsabilités standard. N'essayez pas d'évaluer le potentiel de l'employé, le potentiel n'est qu'une promesse. Les gestionnaires qui réussissent développent leurs propres formulaires d'évaluation, qui consistent à répertorier les réalisations des employés dans leurs postes précédents et quatre questions:

• Que fait-il bien?
• Que peut-il bien faire d'autre en fonction de ses capacités?
• De quoi a-t-il besoin pour apprendre à utiliser pleinement ses forces?
• Si j'avais des enfants, est-ce que j'aimerais qu'ils travaillent avec cette personne à l'avenir? Pourquoi?

4. Pour utiliser les forces, vous devez être capable de supporter les faiblesses.

5. Évitez le piège dangereux de créer des messages pour une personne spécifique.

Comment gérer son patron

L'accent mis sur les forces de son chef, c'est-à-dire la création de conditions lui permettant d'agir selon ses capacités, rend le travail de lui-même et de son subordonné efficace.

Si la force du patron est sa capacité politique au poste, où la politique est cruciale, commencez par lui présenter l'aspect politique de la situation. Il comprendra les enjeux et utilisera efficacement ses forces en tenant compte de la nouvelle orientation de la politique.

Améliorer votre propre efficacité

Faites ce que vous pouvez faire de mieux, cherchez constamment ce que vous pouvez faire d'autre.

Un leader efficace observe toujours son propre travail, ses résultats et essaie de suivre les tendances générales: comment travailler plus efficacement avec le public ou à quel moment de la journée il est préférable d'écrire des présentations, de prendre des notes rapides ou de parcourir soigneusement chaque proposition.

Pour être efficace, il est nécessaire d'élargir les opportunités et de limiter les problèmes. Les normes pour les activités d'un groupe de personnes sont établies sur l'exemple d'un leader - votre activité ne doit être basée que sur vos forces.

Chaque chose en son temps

Le principal secret de l'efficacité est la concentration. Tout d'abord, il est nécessaire d'effectuer les choses les plus importantes et de ne jamais faire plusieurs choses importantes en même temps. Une discipline rigoureuse, une volonté de fer et la capacité de dire non sont nécessaires.Cela vous aidera avec un grand nombre de tâches.

Faire une chose en une seule fois, c'est le faire rapidement. Les gens qui sont capables de refaire beaucoup de choses, de nature différente, les traitent tour à tour.

Débarrassez-vous de la cargaison d'hier

Se débarrasser systématiquement de l'ancien est le seul moyen de démarrer efficacement un nouveau. Débarrassez-vous des échecs passés; les succès d’hier, qui ont cessé d’être productifs; activités qui n’ont pas donné les résultats escomptés.

Le problème avec des organisations bien connues n'est pas le manque de créativité. Souvent, tous leurs employés sont trop occupés à résoudre les tâches d'hier. La stimulation de la créativité est réussie même dans les structures les plus limitées saturées de bureaucratie, si elles vérifient régulièrement la pertinence des programmes et des activités et que toute activité improductive s'arrête immédiatement.

Priorité et autres problèmes

La priorisation est une tâche simple. Il est plus difficile d'identifier les tâches non prioritaires qui devraient être reportées et respecter strictement leur solution. Le courage, pas l'analyse, dicte les règles vraiment importantes pour la priorisation:

1. Choisissez l'avenir, pas le passé;
2. Concentrez-vous sur les opportunités, pas sur le problème;
3. Choisissez votre propre direction et ne suivez pas le courant en suivant les gagnants;
4. Fixez-vous des objectifs qui donneront un résultat visible, et non ceux qui sont atteints en toute sécurité et simplement.

Imposer vos propres tâches de première priorité, malgré les limites de temps et de circonstances. C'est le seul espoir du leader de devenir le maître de son temps et de sa situation, et non leur esclave.

Processus de prise de décision

Les leaders efficaces pensent dans des catégories stratégiques et à grande échelle. Ne vous fixez pas d'objectif pour résoudre les problèmes actuels, ne prenez pas trop de décisions. Concentrez-vous uniquement sur les plus importants. Ne vous efforcez pas de prendre des décisions rapides.

Vous devez savoir quand la décision doit être basée sur le principe et quand - en fonction des besoins du moment et du pragmatisme. La plupart du temps dans ce processus n'est pas consacré à la prise de décisions, mais à leur mise en pratique. La mise en œuvre d'une solution efficace doit être simple et aussi proche que possible des capacités de l'employé moyen.

Le processus de prise de décisions efficaces:

1. Demandez-vous: "Cette situation est-elle caractéristique ou s'agit-il d'une exception à la règle?" Résoudre un problème caractéristique commun en établissant un principe. Les exceptions doivent être traitées, compte tenu de la situation spécifique.
2. Définissez clairement ce qui doit être réalisé grâce à une solution spécifique. Quels sont ses objectifs? Quelles sont les tâches minimales devant lui? Quelles conditions doit-elle remplir? Une solution efficace doit être cohérente avec les objectifs, sinon elle est inefficace et inappropriée.
3. Commencez par ce qui est bien, pas ce qui est acceptable. Au stade final, vous devez encore faire des compromis. Si une personne ne sait pas comment remplir les conditions aux limites, elle ne peut pas choisir entre le bon et le mauvais compromis, ce qui entraîne souvent des erreurs.
4. La mise en œuvre de la solution prend le plus de temps. Aucune solution ne sera efficace si les mécanismes de sa mise en œuvre ne sont pas développés dès le début. Aucune décision ne peut être considérée comme adoptée tant qu'une personne n'est pas tenue responsable de sa mise en œuvre. La mise en œuvre d'une décision nécessite des réponses à plusieurs questions: «Qui devrait être au courant de cette décision?», «Quelles actions doivent être prises?», «Qui devra les prendre?», «Quelle devrait être l'action pour que les personnes à qui elle est confiée ont pu y parvenir? ". Les actions doivent être cohérentes avec les capacités des personnes qui seront chargées de leur mise en œuvre.
5. Fournir un système de rétroaction pour vérifier constamment la mise en œuvre de la solution et la réconciliation avec le plan de mise en œuvre. Une rétroaction efficace nécessite des informations, des chiffres et des données organisés. Le leader doit vérifier personnellement comment ses décisions sont mises en œuvre, sinon ses activités seront inefficaces.

Solutions efficaces

Toute décision est un choix entre les options. Pour prendre une décision efficace, recueillez le nombre maximum d'opinions étayées par des faits. Développez l'habitude, en vous-même et chez vos collègues, de déterminer ce à quoi vous devez faire attention, ce que vous devez étudier et ce qu'il faut vérifier. C'est le fondement de toute solution efficace.

Une solution efficace n'est pas le résultat d'un consensus dans l'évaluation des faits, elle est le résultat de conflits d'opinions différentes, ainsi que d'une analyse sérieuse d'une variété d'options.

Le développement d'un mécanisme d'évaluation approprié comporte un certain risque. Pour porter un jugement, il faut avoir des choix. Ce n'est qu'avec la disponibilité des options que l'on peut espérer un choix raisonnable.

La première règle de prise de décision est de ne pas prendre de décisions avant d'avoir entendu des opinions contraires aux vôtres. Pourquoi, au moment de décider, vous devez insister sur les contre-arguments:

1. C'est le seul moyen d'éviter une situation où le décideur devient prisonnier de l'organisation. Le moyen d'échapper à la captivité des préjugés est de s'assurer que des objections documentées et mûrement réfléchies sont reçues.
2. Seuls les désaccords offrent des alternatives à l'option proposée. Une solution sans alternative n'est que le mouvement d'un joueur désespéré, peu importe avec quelle attention il est pensé. Considérez l'opposition comme un moyen de réfléchir à des solutions.

Chaque décision est une intervention dans un système débogué. Un bon leader ne prendra pas de risques et ne prendra pas de décisions inutiles. La décision doit être prise si la situation risque de s’aggraver sans elle. Les opportunités conduisent souvent à l'amélioration plutôt qu'au changement radical.

Êtes-vous prêt à prendre une décision si: les exigences sont réfléchies, les options sont étudiées, les risques et les avantages sont équilibrés, mais cela ne suffit pas. Dans cette situation, un leader qui réussit doit résister à la tentation et procéder à nouveau à une étude de cette question.